3 défis, 3 grands avantages et 4 conseils pratiques
Dans le paysage professionnel actuel, qui évolue rapidement, les espaces de travail hybrides sont devenus la nouvelle norme, mêlant les interactions en face-à-face aux méthodes de communication numérique. Si ce modèle hybride offre flexibilité et confort, il présente également des défis uniques, en particulier lorsqu’il s’agit d’encourager une culture du feedback. Lors d’un récent webinaire organisé par notre Bean Sara Bastiaensens, experte en communication et en feedback, de précieuses expériences ont été partagées sur la manière de relever ces défis et de créer une culture du feedback efficace dans un contexte de travail hybride. Explorons quelques enseignements clés du webinaire et découvrons des recommandations pratiques pour les organisations et les équipes.
3 défis du feedback dans le contexte de travail hybride
Challenge 1: Différences dans les signes de communication
L’un des premiers défis du feedback dans le cadre du travail hybride est la disparité entre la communication en face à face et la communication digitale en termes de signaux. Les signaux font référence aux informations non verbales que les individus donnent et reçoivent pendant la communication, telles que les expressions du visage et le ton de la voix. Dans les interactions en face à face, ces signaux jouent un rôle important dans la transmission de messages nuancés. Cependant, dans la communication digitale, en particulier dans les formes écrites, ces signaux sont absents, ce qui rend difficile l’interprétation fidèle des messages. Cette difficulté peut entraîner des malentendus et entraver l’efficacité du feedback.
Challenge 2: Réduction des connexions
Les modèles de travail hybrides ont également contribué à réduire les liens entre les employés, tant avec leurs collègues qu’avec leurs employeurs. Les études montrent que la qualité du feedback est influencée par la crédibilité perçue et la relation positive entre celui qui donne le feedback et celui qui le reçoit. Si les relations interpersonnelles diminuent, la relation avec le feedback risque d’en pâtir, d’où l’importance absolue d’aborder et de renforcer ces relations afin de permettre un échange efficace de feedback.
Challenge 3: Évaluer l’état du destinataire
Dans les bureaux traditionnels, il est plus facile d’évaluer l’état du destinataire et de choisir un moment approprié pour le feedback. Cependant, dans le contexte de travail hybride, où les individus peuvent travailler à distance, il devient difficile d’évaluer chez le destinataire son état du moment. Le choix du moment devient essentiel, car donner un feedback alors qu’une personne est déjà débordée ou distraite peut avoir des conséquences négatives. L’incertitude quant au moment et à la manière dont le destinataire accèdera au feedback complique encore le processus.
3 grands avantages au feedback digital
Heureusement, à chaque défi correspond une opportunité. C’est aussi le cas des formes numériques de communication. Elles offrent un ensemble unique d’avantages qui, bien utilisées, peuvent constituer un atout important pour stimuler le feedback.
Avantage 1: Permettre aux gens de s’arrêter, de réfléchir et de formuler leur message
La communication asynchrone, caractérisée par un délai entre l’envoi et la réception des messages, et la communication écrite offrent des possibilités particulières. Elles offrent aux individus le temps et l’espace nécessaires pour rédiger avec soin leurs messages de feedback, ce qui améliore la qualité et le caractère réfléchi du feedback donné. Cet avantage est particulièrement bénéfique pour ceux qui trouvent difficile de fournir un feedback en face à face ou qui préfèrent une approche plus réfléchie. Elle est également profitable pour recevoir le feedback, car elle permet de prendre le temps de l’assimiler avant d’y répondre.
Avantage 2: Limiter la gêne
Les méthodes de communication numérique, avec leurs signaux réduits, peuvent réduire la gêne associée au fait de donner et de recevoir un feedback. Lorsque les individus ne peuvent pas voir immédiatement les expressions du visage ou le langage corporel de l’autre personne, il peut être plus facile de lancer des conversations sur le feedback. Cet avantage s’avère particulièrement précieux pour les personnes introverties ou celles qui se sentent mal à l’aise dans les interactions en face à face. La communication numérique leur permet d’exprimer leurs pensées et leurs préoccupations sans la pression d’une réponse immédiate ou d’une éventuelle gêne sociale.
Avantage 3: Conserver le feedback pour plus tard
Un autre avantage de la communication numérique pour la transmission du feedback est la possibilité de sauvegarder les messages de feedback et d’y revenir. Lorsque l’on reçoit un feedback négatif, la réaction émotionnelle immédiate peut activer la réaction d’évitement ou de défense de notre système nerveux. Cela entrave notre capacité à intégrer le feedback et à en tirer des leçons de manière efficace. En revanche, la possibilité de conserver le feedback pour plus tard permet à notre système nerveux de se calmer, ce qui favorise une réflexion rationnelle et une approche plus constructive du feedback. Cet avantage renforce le potentiel d’apprentissage lié au feedback.
4 conseils pratiques
Sur la base des enseignements tirés du webinaire, voici quatre recommandations pratiques pour favoriser une culture hybride du feedback au sein de votre organisation et de votre équipe :
1. Utiliser des scripts (numériques)
Développez un ensemble de lignes directrices ou de scripts pour les dialogues de feedback, à la fois dans les réunions en face à face et dans la communication numérique. Ces scripts peuvent fournir aux individus une structure claire et garantir que les aspects importants du feedback sont abordés tout en laissant une certaine souplesse pour la personnalisation. Ils peuvent également faciliter le premier pas, limiter la « gêne » et accroître la sécurité psychologique.
2. Encourager un feedback régulier de différents types
Le feedback se fait souvent de manière informelle, dans le couloir ou à la machine à café. Dans un contexte de travail hybride, il peut s’avérer difficile de créer des moments de feedback réguliers. Sur votre lieu de travail, encouragez :
- Le feedback positif : il donne aux personnes des informations sur ce que sont les bons résultats et renforce leur estime de soi.
- Le feedback de processus : il fournit aux individus des informations intermédiaires alignées sur leurs objectifs, leur laissant suffisamment de temps pour procéder aux ajustements nécessaires ou aux corrections de trajectoire.
3. Choisir judicieusement votre canal de communication
Encouragez les individus à être attentifs aux difficultés potentielles rencontrées par les collègues qui travaillent à distance. Favorisez l’empathie et la compréhension dans les interactions, en tenant compte des limites de la communication numérique et de la situation actuelle du destinataire.
4. Mettre en œuvre des outils de feedback axés sur l’utilisateur
Les outils de feedback axés sur l’utilisateur offrent aux individus la possibilité de faire des choix concernant divers aspects du processus de feedback. Grâce à ces outils, les individus peuvent déterminer quand ils reçoivent un feedback, de qui ils le reçoivent, et même l’objet spécifique du feedback.
La recherche scientifique a démontré que la mise en place d’outils de feedback axés sur l’utilisateur aboutit à plusieurs effets positifs. Tout d’abord, ils améliorent la connaissance de soi et favorisent un sentiment de responsabilité dans l’obtention des résultats souhaités. En outre, ces outils facilitent l’apprentissage continu et le développement personnel en fournissant aux individus des informations précieuses et des domaines à améliorer. Par ailleurs, l’utilisation d’outils de feedback axés sur l’utilisateur permet d’atteindre des niveaux d’engagement plus élevés, car les individus se sentent plus activement impliqués dans leur propre croissance et leur propre progrès.
En permettant aux individus de contrôler le processus de feedback, les outils de feedback axés sur l’utilisateur s’avèrent être des mécanismes efficaces pour le développement personnel et professionnel.
Relever les défis pour réussir
En mettant en œuvre ces conseils, les organisations et les équipes peuvent créer une culture du feedback qui transcende les défis posés par un contexte de travail hybride. En équilibrant les avantages de la communication numérique avec des stratégies visant à renforcer les liens et à comprendre les états individuels, on peut favoriser un environnement de feedback constructif et positif, ce qui, en fin de compte, profite à la croissance des employés et à la réussite de l’organisation.
En conclusion, si le contexte de travail hybride présente des défis particuliers en matière de feedback, il offre également des opportunités pour une communication réfléchie. En tirant parti des avantages de la communication numérique, les organisations peuvent relever ces défis et créer une culture du feedback qui favorise l’amélioration continue et la collaboration dans l’environnement de travail hybride.
Vous voulez revoir le webinaire? Vous trouvez la version complète ici.
Vous voulez en savoir plus? Sara a un tas de conseils pour ceux qui souhaitent approfondir l’art de donner, de recevoir et d’utiliser le feedback.
