3 uitdagingen, 3 grote voordelen en 4 praktische aanbevelingen
In het snel evoluerende werklandschap van vandaag zijn hybride werkplekken de nieuwe norm geworden, waarbij face-to-face interacties worden gecombineerd met digitale communicatiemethoden. Hoewel dit hybride model flexibiliteit en gemak biedt, brengt het ook unieke uitdagingen met zich mee, met name als het gaat om het bevorderen van een feedbackcultuur. In een recent webinar gehost door Bean Sara Bastiaensens, een expert in communicatie en feedback, werden waardevolle inzichten gedeeld over het navigeren van deze uitdagingen en het creëren van een vruchtbare feedbackcultuur in hybride werkruimtes. Laten we enkele belangrijke punten van het webinar verkennen en praktische aanbevelingen ontdekken voor organisaties en teams.
3 uitdagingen van het geven en ontvangen van feedback bij het hybride werken
Uitdaging 1: Verschillen in communicatiesignalen
Een van de eerste obstakels bij feedback geven in een hybride werkomgeving is het onderscheid tussen persoonlijke en digitale communicatie wat betreft non-verbale signalen. Signalen verwijzen naar de non-verbale informatie die individuen geven en ontvangen tijdens communicatie, zoals gezichtsuitdrukkingen en stemtoon. In face-to-face interacties spelen deze signalen een aanzienlijke rol bij het overbrengen van genuanceerde berichten. Echter, in digitale communicatie, vooral tekstgebaseerde vormen, zijn dergelijke signalen afwezig, wat het moeilijk maakt om berichten nauwkeurig te interpreteren. Deze uitdaging kan leiden tot misverstanden en een effectieve feedbackuitwisseling hinderen.
Uitdaging 2: Minder connectie
Hybride werkstructuren hebben ook geleid tot een verminderd gevoel van connectie onder werknemers, zowel in relatie tot hun collega’s als hun werkgevers. Onderzoek toont aan dat de kwaliteit van de feedbackrelatie wordt beïnvloed door de waargenomen geloofwaardigheid en positieve relatie tussen de feedbackgever en ontvanger. Bij verminderde persoonlijke banden kan de relatie rond feedback verslechteren, wat het noodzakelijk maakt om deze banden aan te pakken en te versterken om een doeltreffende uitwisseling van feedback te ondersteunen.
Uitdaging 3: Het beoordelen van de staat van de ontvanger
In traditionele kantooromgevingen is het makkelijker om de staat van de ontvanger te peilen en een geschikt moment voor feedback te kiezen. Echter, in hybride werkruimtes, waar individuen mogelijk op afstand werken, wordt het uitdagend om de huidige staat van de ontvanger te beoordelen. Timing wordt cruciaal, omdat feedback geven wanneer iemand al overweldigd of afgeleid is, negatieve gevolgen kan hebben. De onzekerheid over het tijdstip en de wijze waarop de ontvanger de feedback zal ontvangen, voegt extra complexiteit toe aan het proces.
3 grote voordelen van digitale feedback
Gelukkig zijn er voor elke uitdaging ook kansen. En dat geldt ook voor digitale vormen van communicatie. Ze bieden een unieke reeks voordelen die, wanneer ze goed worden gebruikt, een belangrijke troef kunnen zijn bij het stimuleren van feedback.
Voordeel 1: Mensen de mogelijkheid geven om te stoppen, na te denken en hun boodschap vorm te geven
Asynchrone communicatie, gekenmerkt door een tijdsvertraging tussen het verzenden en ontvangen van berichten, en tekstgebaseerde communicatie bieden unieke mogelijkheden. Ze geven individuen de tijd en ruimte om zorgvuldig hun feedbackberichten op te stellen, wat de kwaliteit en doordachtheid van de feedback versterkt. Dit voordeel is met name gunstig voor degenen die het moeilijk vinden om face-to-face feedback te geven of die de voorkeur geven aan een reflectieve benadering. Het is ook goed voor het ontvangen van feedback, omdat het je de tijd geeft om het te laten bezinken voordat je reageert.
Voordeel 2: Het verminderen van ongemak
Digitale communicatiemethoden, met hun beperkte signalen, kunnen het ongemak bij het geven en ontvangen van feedback verminderen. Wanneer individuen de gezichtsuitdrukkingen of lichaamstaal van de andere persoon niet direct kunnen zien, kan het gemakkelijker zijn om feedbackgesprekken te beginnen. Dit voordeel is vooral waardevol voor introverte personen of degenen die zich ongemakkelijk voelen bij face-to-face interacties. Digitale communicatie stelt hen in staat om hun gedachten en zorgen te uiten zonder de druk van onmiddellijke reacties of mogelijke sociale ongemakken.
Voordeel 3: Feedback opslaan voor latere raadpleging
Een ander voordeel van digitale communicatie bij feedbackuitwisseling is de mogelijkheid om feedbackberichten op te slaan en later te bekijken. Wanneer je negatieve feedback ontvangt, kan de directe emotionele reactie een vermijdings- of defensieve reactie in ons zenuwstelsel activeren. Dit belemmert ons vermogen om de feedback effectief te verwerken en ervan te leren. Door de mogelijkheid te hebben om de feedback later op te slaan, kan ons zenuwstelsel tot rust komen, wat rationeel denken mogelijk maakt en een constructievere benadering van de feedback vergemakkelijkt. Dit voordeel versterkt het leerpotentieel van feedbackuitwisselingen.
4 praktische aanbevelingen
Op basis van de inzichten die tijdens het webinar zijn gedeeld, volgen hier vier praktische aanbevelingen om een hybride feedbackcultuur binnen jouw organisatie en team te bevorderen:
1. Maak gebruik van (digitale) scripts
Ontwikkel richtlijnen of scripts voor feedbackuitwisselingen, zowel in face-to-face vergaderingen als digitale communicatie. Deze scripts kunnen individuen een duidelijke structuur bieden en ervoor zorgen dat belangrijke aspecten van feedback worden aangepakt, terwijl er ruimte is voor persoonlijke aanpassingen. Het kan ook gemakkelijker zijn om de eerste stap te zetten, ‘ongemak’ te verminderen en psychologische veiligheid te vergroten.
2. Moedig regelmatige feedback van verschillende soorten aan
Veel feedback vindt informeel plaats, in de gang of bij de koffiemachine. In een hybride werkomgeving kan het een uitdaging zijn om regelmatige feedbackmomenten te creëren. Moedig in jouw werkomgeving aan:
- Positieve feedback: geeft mensen informatie over hoe goede resultaten eruitzien en versterkt hun zelfvertrouwen.
- Procesfeedback: biedt individuen tussenliggende informatie die aansluit bij hun doelen, zodat ze voldoende tijd hebben om nodige aanpassingen of koerscorrecties te maken.
3. Kies je communicatiekanaal verstandig
Moedig individuen aan om zich bewust te zijn van de mogelijke uitdagingen waar hun collega’s op afstand mee te maken hebben. Bevorder empathie en begrip in feedbackuitwisselingen, rekening houdend met de beperkingen van digitale communicatie en de actuele omstandigheden van de ontvanger.
4. Implementeer user-driven feedbacktools
User-driven feedbacktools geven individuen de mogelijkheid om keuzes te maken met betrekking tot verschillende aspecten van het feedbackproces. Met behulp van deze tools kunnen individuen bepalen wanneer ze feedback ontvangen, van wie ze het ontvangen en zelfs de specifieke focus van de feedback bepalen.
Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat de implementatie van user-driven feedbacktools leidt tot verschillende positieve resultaten. Ten eerste vergroot het het zelfbewustzijn en bevordert het een gevoel van verantwoordelijkheid voor het behalen van gewenste resultaten. Daarnaast vergemakkelijken deze tools voortdurend leren en persoonlijke ontwikkeling door individuen waardevolle inzichten en verbeterpunten te bieden. Bovendien bevordert het gebruik van user-driven feedbacktools een hogere betrokkenheid, omdat individuen zich meer actief betrokken voelen bij hun eigen groei en voortgang.
Door individuen controle te geven over het feedbackproces, bewijzen user-driven feedbacktools effectieve mechanismen te zijn voor persoonlijke en professionele groei.
Door deze uitdagingen navigeren om succesvol te zijn
Door deze aanbevelingen toe te passen, kunnen organisaties en teams een feedbackcultuur creëren die de uitdagingen van hybride werken overstijgt. Het evenwicht tussen de voordelen van digitale communicatie en strategieën om verbindingen te versterken en individuele omstandigheden te begrijpen, kan een constructieve en ondersteunende omgeving voor feedback bevorderen, wat uiteindelijk ten goede komt aan de groei van werknemers en het succes van de organisatie.
Kortom, hoewel hybride werkruimtes unieke uitdagingen bieden voor feedbackuitwisseling, bieden ze ook mogelijkheden voor doordachte en reflectieve communicatie. Door gebruik te maken van de voordelen van digitale communicatie kunnen organisaties deze uitdagingen overwinnen en een feedbackcultuur creëren die continue verbetering en samenwerking bevordert in het hybride werkveld.
Wil je het webinar opnieuw bekijken? Je kunt de volledige versie hier vinden.
Wil je meer lezen? Sara heeft een boekaanbeveling voor degenen die dieper willen ingaan op de kunst van feedback geven, ontvangen en benutten.
